Politique de confidentialité

La présente politique explique comment Praximo recueille, utilise, communique, conserve et détruit les renseignements personnels, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (« Loi 25 »), et aux lois canadiennes applicables.

Elle s’applique :

• aux visiteurs du site Web public de Praximo ;
• aux personnes qui nous écrivent ou demandent une démonstration ;
• aux Utilisateurs du Service (comptes créés par une organisation cliente).

Pour les renseignements que nos clients saisissent dans leur organisation (par exemple les coordonnées de leurs fournisseurs), le client demeure responsable de ces renseignements et Praximo agit pour son compte, selon ses instructions.

Conformément à la Loi 25, Praximo a désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels. Vous pouvez la joindre pour toute question, demande d’accès ou plainte :

Responsable de la protection des renseignements personnels
Courriel : confidentialite@praximo.ca

Demandes de contact et de démonstration

Nom, courriel, entreprise et, si vous les fournissez, téléphone, taille de l’entreprise et contenu de votre message.

Création et utilisation d’un compte

• Nom, courriel professionnel et nom de l’organisation ;
• mot de passe, conservé uniquement sous forme chiffrée irréversible (hachage) ;
• paramètres de l’authentification à deux facteurs, le cas échéant ;
• données techniques de connexion : adresse IP, type de navigateur, dates de connexion et sessions actives, utilisées à des fins de sécurité ;
• journal des actions sensibles effectuées dans l’organisation (journal d’audit).

Facturation

Lorsque le paiement en ligne sera offert, les données de carte seront traitées directement par notre prestataire de paiement ; Praximo ne les conserve pas.

Nous utilisons vos renseignements uniquement pour les fins suivantes :

• répondre à votre demande de contact ou organiser une démonstration ;
• créer et administrer votre compte, et fournir le Service ;
• vous envoyer les courriels nécessaires au Service (vérification, sécurité, suivi de l’essai, facturation) ;
• assurer la sécurité du Service, prévenir la fraude et détecter les incidents ;
• respecter nos obligations légales.

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels.

Nous recueillons vos renseignements avec votre consentement manifeste, libre et éclairé, donné à des fins précises. Le consentement demandé dans nos formulaires de contact vise uniquement à vous recontacter au sujet de votre demande.

Les communications de marketing font l’objet d’un consentement distinct, jamais présumé ni précoché. Vous pouvez le retirer en tout temps au moyen du lien de désabonnement présent dans chaque courriel ou en écrivant à confidentialite@praximo.ca.

Les données du Service sont hébergées au Canada, dans la région ca-central-1 d’Amazon Web Services (AWS), à Montréal.

Pour fournir le Service, nous faisons appel à des sous-traitants qui peuvent traiter certains renseignements à l’extérieur du Québec. Avant toute communication de ce type, nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et nous encadrons la relation par contrat afin que les renseignements bénéficient d’une protection adéquate. Les catégories de sous-traitants sont :

• hébergement infonuagique (AWS, région canadienne) ;
• envoi de courriels transactionnels (vérification, invitations, rappels) ;
• paiement en ligne, lorsque cette fonctionnalité sera offerte.

La liste à jour des sous-traitants peut être obtenue sur demande auprès de notre responsable de la protection des renseignements personnels.

L’accès du personnel de Praximo est limité aux métadonnées d’administration nécessaires au fonctionnement du Service : nom de l’organisation, forfait, statut de l’essai, nombre d’utilisateurs, état des envois de courriels.

Le personnel n’a pas d’accès automatique aux documents ni au contenu des contrats de nos clients. Un accès ponctuel n’a lieu qu’à la demande expresse du client, pour une intervention de soutien, ou si la loi l’exige ; il est alors consigné.

• chiffrement des communications (HTTPS) ;
• mots de passe conservés uniquement sous forme hachée ;
• isolation des données de chaque organisation ;
• authentification à deux facteurs offerte à tous les utilisateurs ;
• contrôle des accès par rôles et permissions ;
• journalisation des actions sensibles.

Nous conservons les renseignements personnels seulement pendant la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis :

• demandes de contact : le temps de traiter la demande et d’assurer le suivi commercial raisonnable, puis au plus 24 mois ;
• données d’une organisation : pendant la durée de l’abonnement ; à la fin d’un essai non converti, l’accès est suspendu et les données sont détruites 30 jours plus tard, après des avis hebdomadaires à l’administrateur, qui peut les exporter ou souscrire un forfait d’ici là ;
• journaux de sécurité : selon une durée limitée, proportionnée aux besoins de sécurité ;
• versions antérieures des documents : conservées 90 jours pour permettre de restaurer une version, puis détruites ;
• copies de sauvegarde : les sauvegardes de la base de données et la copie de sécurité des documents sont chiffrées et verrouillées pendant 30 jours. Personne, pas même Praximo, ne peut les modifier ni les effacer avant ce délai : c’est ce qui les protège des rançongiciels et des suppressions malveillantes. Une donnée supprimée du Service peut donc y subsister, inaccessible, jusqu’à 30 jours avant sa destruction automatique.

À l’échéance, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés selon les meilleures pratiques reconnues, sous réserve des obligations légales de conservation.

Vous pouvez en tout temps :

• accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ;
• demander leur rectification s’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques ;
• retirer votre consentement à une utilisation ou à une communication ;
• demander la portabilité de vos renseignements, dans un format technologique structuré et couramment utilisé ;
• demander la cessation de la diffusion ou la désindexation de renseignements, dans les cas prévus par la loi.

Écrivez à confidentialite@praximo.ca. Nous répondons dans un délai de 30 jours. Si vous êtes en désaccord avec notre réponse, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec.

Si vous êtes l’Utilisateur d’une organisation cliente, certaines demandes visant les données de l’organisation peuvent devoir être adressées à son administrateur.

En cas d’incident de confidentialité, nous prenons rapidement les mesures raisonnables pour diminuer le risque de préjudice. Nous tenons un registre des incidents. Lorsqu’un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons avec diligence la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées, ainsi que le client concerné lorsque l’incident touche les données de son organisation.

Praximo utilise des témoins essentiels au fonctionnement du Service, notamment un témoin de session sécurisé qui maintient votre connexion. Ces témoins ne servent ni à la publicité ni au profilage.

Nous n’utilisons pas de témoins publicitaires ni de traceurs tiers. Si cela devait changer, votre consentement serait demandé au préalable et ces témoins seraient désactivés par défaut.

Votre préférence d’affichage et votre choix en matière de témoins sont enregistrés localement dans votre navigateur ; ce choix est conservé 12 mois, puis vous est redemandé.

Nous pouvons mettre à jour la présente politique. En cas de changement important, nous en informerons les administrateurs des organisations par courriel avant son entrée en vigueur. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page. Voir aussi nos conditions d’utilisation.