Documentation
Guide de démarrage
Tout ce qu’il faut pour mettre en route votre organisation pendant l’essai gratuit. Ce guide couvre les fonctionnalités disponibles aujourd’hui ; il s’enrichira au fil des nouveaux modules.
Créer son compte d’essai et vérifier son courriel
- Rendez-vous sur la page Essai gratuit et indiquez votre nom, votre courriel professionnel, le nom de votre entreprise et un mot de passe.
- Un courriel de vérification vous est envoyé. Cliquez sur le lien qu’il contient pour confirmer votre adresse. Vérifiez vos courriels indésirables si vous ne le recevez pas dans les minutes qui suivent.
- Votre organisation est créée et vous en êtes l’administrateur. L’essai de 30 jours commence à ce moment ; aucune carte de crédit n’est demandée.
La fenêtre de configuration
À la création de votre organisation, une fenêtre « Configurer Praximo » s’ouvre en bas à droite du portail. Elle vous guide pas à pas : profil de l’entreprise, courriel, notifications, connexion à Microsoft 365, collègues, équipes, workflow, formulaire, première demande, fournisseur et contrat, rappel d’échéance. Chaque étape se coche d’elle-même dès qu’elle est faite, jusqu’à 100 %.
Les étapes facultatives (adresse d’envoi, connexion Microsoft 365) peuvent être laissées de côté. Réduisez la fenêtre en pastille quand vous voulez ; Praxi, le petit robot des tutoriels, vous accompagne aussi dans les workflows et la création d’une demande.
Ajouter des fournisseurs
- Ouvrez le module Fournisseurs et choisissez Ajouter un fournisseur.
- Saisissez le nom, la catégorie (logiciels, télécommunications, assurances, etc.) et le statut. Les coordonnées, l’adresse et les personnes-ressources sont facultatives.
- Utilisez les notes internes pour consigner ce que votre équipe doit savoir : numéro de client, conditions particulières, historique.
La recherche et les filtres par catégorie et par statut vous permettent de retrouver un fournisseur en quelques secondes. Ce répertoire servira de base aux contrats et aux échéances lorsque ces modules seront livrés.
Inviter son équipe
Dans le module Équipe, choisissez Inviter un membre, saisissez son courriel et attribuez-lui un rôle. La personne reçoit un lien d’invitation valide pendant 7 jours ; un administrateur peut renvoyer ou révoquer une invitation en attente. Un membre peut être désactivé en tout temps : son accès est alors coupé immédiatement.
| Rôle | Ce que le rôle permet |
|---|---|
| Administrateur | Accès complet à l'organisation, à l'équipe et aux paramètres. |
| Gestionnaire | Gère les contrats, fournisseurs et approbations de son équipe. |
| Responsable financier | Gère les abonnements fournisseurs, la facturation et les approbations financières. |
| Responsable des contrats | Gère le cycle de vie complet des contrats et échéances. |
| Employé | Soumet des demandes et réalise les tâches assignées. |
| Lecteur | Consultation seule. |
Certains rôles visent des modules à venir (contrats, approbations) : vous pouvez les attribuer dès maintenant, les permissions correspondantes s’activeront avec ces modules.
Connecter vos outils
Adresse d’envoi des courriels (Microsoft 365, Google Workspace ou SMTP), Teams et calendriers Microsoft 365 dans les workflows, boîtes relevées en IMAP, authentification unique : les guides pas à pas, à transmettre à votre administration TI, sont sur la page Connecter votre messagerie, Microsoft 365 et Google Workspace.
Sécurité du compte
- Mot de passe : 12 caractères minimum. Privilégiez une phrase de passe que vous n’utilisez nulle part ailleurs.
- Authentification à deux facteurs (MFA) : dans les paramètres de votre compte, activez la vérification par code TOTP et numérisez le code QR avec une application d’authentification. Un code à 6 chiffres vous sera demandé à chaque connexion.
- Sessions : consultez les appareils connectés à votre compte et fermez les sessions que vous ne reconnaissez pas.
Fin de l’essai
Des courriels vous rappellent l’approche de la fin de l’essai. Au terme des 30 jours, si aucun forfait n’a été choisi :
- l’organisation passe en lecture seule : vous pouvez consulter vos données, mais plus les modifier ;
- vos données sont conservées ; rien n’est supprimé automatiquement à la fin de l’essai ;
- la conversion vers un forfait payant se fait sur la même organisation, sans rien recréer : fournisseurs, membres et paramètres restent en place.
Consultez les tarifs pour comparer les forfaits.
Confidentialité
Vos données sont hébergées au Canada (AWS, région ca-central-1, Montréal) et isolées par organisation. Le personnel de Praximo n’a pas d’accès automatique au contenu de vos documents ; l’administration de la plateforme se limite aux métadonnées nécessaires au service.
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